Pequenas e médias empresas dedicam, em média, 21 horas por semana a pagamentos, prestação de contas e controle de despesas, segundo levantamento da fintech Conta Simples. Com cerca de 4,5 milhões de PMEs formais no país, o total chega a aproximadamente 97 milhões de horas semanais que deixam de ser aplicadas em vendas, inovação e planejamento.
O estudo aponta ainda que 39% das micro, pequenas e médias empresas continuam usando métodos manuais, como cadernos e planilhas pouco estruturadas, para controlar despesas. Essa fragmentação amplia erros e retrabalho.
Uma parte pouco visível do Custo Brasil
A ineficiência também aparece em companhias maiores, na forma de digitação repetida em sistemas diferentes, aprovações por e-mail, controles paralelos e etapas manuais mesmo quando os dados já estão disponíveis. Esse desperdício compõe uma camada menos visível do Custo Brasil, ao lado de tributos, infraestrutura, logística e complexidade regulatória.
"O custo da ineficiência quase nunca aparece como uma linha isolada no orçamento", afirma Fabiano Carvalho, especialista em transformação digital e CEO da Ikhon, ao explicar que o valor fica diluído em hora extra e retrabalho.
Como medir o desperdício
Para dimensionar o problema, o especialista sugere acompanhar o tempo médio de execução de cada processo, a taxa de retrabalho e o uso de ferramentas paralelas às plataformas oficiais. Alguns sinais aparecem antes mesmo de um diagnóstico formal, como a necessidade de inserir a mesma informação em vários sistemas ou a criação de planilhas paralelas para atividades que deveriam estar concentradas em uma única plataforma.
"O sinal mais claro é a mesma informação precisando ser digitada mais de uma vez", resume Carvalho.
O peso é maior nas empresas menores
Nas pequenas empresas, o mesmo profissional costuma acumular vendas, compras, atendimento, contratações, pagamentos e planejamento, o que amplia o efeito da burocracia. As 21 horas semanais representam um volume expressivo para equipes reduzidas e correspondem a um trabalho que poderia ser direcionado a clientes, produtos e estratégia.
A digitalização, porém, não substitui o conhecimento de gestão: ainda é preciso interpretar informações, acompanhar indicadores e decidir com base nos dados gerados.
Por onde começar a automatizar
Carvalho indica quatro variáveis para priorizar a automação: volume, custo, risco e impacto no negócio ou na experiência do usuário. Tarefas muito repetitivas tendem a dar retorno rápido, e processos sujeitos a erros ou a falhas de conformidade podem ganhar prioridade.
Segundo ele, as metodologias de mercado usam uma matriz de impacto e complexidade e recomendam iniciar por projetos de resultado rápido: "Começar pela combinação de alto volume, baixa complexidade e alto risco de retrabalho".
